Email Archivierung. Email Archivierung Segen oder Fluch

Geschichte
Als Erfinder der elektronischen Post, gilt der Computertechniker Ray Tomlinson. Ende der 1960er Jahre beginnt der Siegeszug der Email gegenüber den herkömmlichen Kommunikationsmittel (Brief, Telegramm, Fernschreiben, Telefax). Die Email war die erste Anwendung, die die Möglichkeiten des ARPANETs (Advanced Research Projects Agency Network) nutzte. Parallel zur Entwicklung des Internets entwickelt sich auch das Datenvolumen des Emailing. Bereits 1971 übersteigt das Gesamtvolumen das Volumen das über Telnet (Teletype Network) und FTP File Transfer Protocol abgewickelt wird. Heute werden Emails vorwiegend per SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) gesendet. Eine ernst zu nehmende Alternative ist nur noch X.400 (Message Handling System). Mit den Jahren entstand ein explosionsartig ansteigendes Nachrichtenaufkommen (Email Flut). Gemäss dem Marktforschungsinstitut Radicati Group wurden 2005 weltweit pro Tag rund 131 Milliarden Emails verschickt.

Das digitale Nirwana
Eine Studie von Pascal Sieber & Partner zeigt, dass der Durchschnitt der Befragten täglich eine Stunde und 20 Minuten mit Emails verbringt. 20 Prozent mehr als zwei Stunden. Jeder Email Benutzer ist mit dieser Masse an Emails täglich konfrontiert. Die Menge ist der Graus eines jeden Archivars. Kaum gelesen werden viele gelöscht und sind somit dem direkten Zugriff entzogen. Obwohl viele Emails gedruckt werden und somit den Grundsätzen ordnungsgemässer Aktenführung entsprechen, bestehen Lücken innerhalb der Archivierung. Der Bedarf an lückenlosen und organisatorisch durchdachten Archiven ist vorhanden. Der Ruf nach einem Archivgesetz wird immer lauter.

Was ist das Besondere an Email?

• dezentrale Datenhaltung
• Zusammensetzung
• Aktualität
• Rechenschaft
• Mengen
• Innerer Zusammenhang
• Unwiederrufbarkeit
• Eindeutige Identifikation
• zusammengesetzte Objekte

 

Können Emails in aufzubewahrende und nicht aufzubewahrende klassiert werden?
Um eine Klassifizierung umsetzen zu können, müssen Methoden definiert und entwickelt werden. Dies wird erforderlich sein, um eine ein eindeutige Zuordnung zu den Formalismen der Weiterbearbeitung zu definieren.

Wie werden aufzubewahrende Emails IT-technisch aufbewahrt?
Der Inhalt dieses Punktes gibt dem Verantwortlichen eine erste Übersicht im Handling der Email Archivierung. Es sind die rechtlichen, betriebswirtschaftlichen und die allgemeinen Erfordernisse innerhalb der Bearbeitung dieser Punkte berücksichtigt.
Ergo: Für jede Firma ist das Ergebnis der Analyse unterschiedlich, da zusätzlich zu den allgemeinen Erfordernissen und Erfahrungen aus Gesetz und Industrie auch die des Individuum im Ergebnis mit einfliessen müssen (interne und externe Revisionsgesellschaften, interne Definitionen des VW der GL und der Abteilungen etc.).

All diese Punkte sind relevant für das Handling dieses Datenbereiches. Wir werden Sie gerne dabei unterstützen den Ablauf gesetzes- und Revisionskonform zu lösen.

Quelle: FIVE Informatik AG - Uwe-Martin Grassel