Digitaler Posteingang: Klicken & zuweisen
Der webbasierte Posteingang FIVE Webflow INBOX ist ein typisches Beispiel für ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS). Sie erreichen mehrere Ziele auf einmal: Automatisierte Zuweisung von Dokumenten, revisionssichere Ablage und Integration in Ihre führende Applikation. Das manuelle Verteilen von Dokumenten gehört damit der Vergangenheit an.
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Alles greift ineinander
FIVE Webflow INBOX ist das prozessgesteuerte Werkzeug für die Verwaltung sämtlicher Dokumente in Ihrem Posteingang (digital Mailroom). Das Tool besteht aus den bewährten Technologien smartFIX, FIVE Webflow und Kendox InfoShare.
Ablauf
Nachdem die Dokumente im Eingang mit Hilfe von smartFIX verarbeitet worden sind, werden Geschäftsfälle bzw. Prozesse erstellt. Ihre Bearbeitung erfolgt mit Hilfe der Aufgabenliste, wo Standardfunktionen wie Abklärung, Weiterleitung und Löschung zur Verfügung stehen. Sie können Dokumente jederzeit übersichtlich anzeigen und das Dashboard liefert Ihnen eine Aggregation wichtiger Informationen. In der Geschäftsfallübersicht werden Prozesse zurückverfolgt und überwacht, bevor sie im Export-Modul den Folgesystemen zur Verfügung gestellt werden.
Funktionen
Die Geschäftsfallansicht bietet Superusern und Administratoren eine Übersicht über alle laufenden Geschäftsfälle im System. Sie können Prozesse jederzeit umleiten, löschen oder eskalieren. Über Filter haben Sie die Möglichkeit, Geschäftsfälle schnell zu suchen oder einzuschränken.
Übersicht und Bearbeitung laufender Aufgaben. Filter erlauben die schnelle Einschränkung auf bestimmte Attribute wie “Benutzer”, “Gruppe”, “Tags”, “Erzeugt am”, “Erledigt bis” (Frist) usw.
Mit einem Klick nehmen Sie die jeweiligen Aufgaben in Bearbeitung. Standardfunktionalitäten sind Abschliessen, Umleitung, Abklärung und Löschen.
Hier können Sie alle Belege zu einem Geschäftsfall (Prozess) anzeigen. Sie haben sofort Zugriff auf alle wichtigen Informationen ohne dass Sie das ganze Dokument laden müssen. Bei Abschluss des Geschäftsfalls können die Dokumente entweder einzeln exportiert oder zusammengefasst als ein File exportiert werden.
Sämtliche Aktionen in FIVE Webflow werden in Form eines Log aufgezeichnet. Das Log kann wahlweise bei Abschluss des Prozesses exportiert oder als Anhang den Dokumenten mitgegeben werden.
Mit FIVE Webflow können Sie allen Aufgaben Notizen mitgeben. Sie sind im weiteren Verlauf des Prozesses für alle Benutzer sichtbar.
In den Referenzen können alle Geschäftsfälle, Aufgaben und Dokumente zu einer entsprechenden Person angezeigt werden. Mit Hilfe der Suche erhalten die Mitarbeitenden eine Übersicht über die Kundendaten, auch werden die zugehörigen Geschäftsfälle, Aufgaben und Dokumente angezeigt.
Mit dem Dashboard von FIVE Webflow erstellen Sie individuelle, flexible Widgets und zeigen sie an, etwa für die Kontrolle und Überwachung von Aufgaben und Prozessen. Das ergibt eine schnelle Übersicht über anstehende Aufgaben und laufende Prozesse sowie eine Überwachung strategischer Key Performance Indicators (KPIs).
In diesem ausschliesslich für den Administrator bestimmten Bereich können folgende Einstellungen getätigt werden:
- Modellierung und Automatisierung von Prozessen
- Erstellung und Verwaltung von FIVE Webflow-Benutzern
- Zuweisung von Benutzergruppen und Rollen
- Rechtevergabe bis auf Stufe Benutzer und Gruppe
- Erstellung von Tags
- Verwaltung der Jobs
- Konfiguration LDAP-abgleich
- Schnittstellendefinitionen (API)
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