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Effizientes Arbeiten ohne Zettelwirtschaft Digital verknüpft und zentral abgelegt

Kendox InfoShare - Digitale Akten (E-Dossiers)

Mit der E-Dossier-Lösung Kendox InfoShare, können allerlei Akten digital gespeichert, strukturiert und bewirtschaftet werden. Nebst der simplen und effizienten Handhabung, führt dies ebenso zur Optimierung von digitalen Prozessen. Dabei bieten sich verschiedene Anwendungsfälle für E-Dossiers an (z. B. ein Kundendossier, Personaldossier, Patientendossier, Falldossiers, Liegenschaftsdossiers und viele weitere ähnliche Anwendungen).

Vorteile

Unabhängig vom Anwendungsfall von E-Dossiers – Sie führen eine vollständige, einheitlich strukturierte, digitale Aktenablage und finden sämtliche Informationen jederzeit an einem Ort.

Mitarbeitende erhalten mehr Flexibilität, da sie durch den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff jederzeit auf relevante Informationen zugreifen können – sofern sie die entsprechende Berechtigung besitzen. Durch den Mobile Web Client ist der Zugriff zudem von jedem Endgerät egal ob PC, Smartphone oder Tablet möglich.

Mit Hilfe der übersichtlichen Suche werden die Akten schnell und einfach gefunden. Wird ein Dossier geöffnet, werden alle dazugehörigen Dokumente aufgelistet. Zudem können individuelle Deckblätter mit den Stammdaten erstellt werden, entweder manuell oder automatisch mittels Zugriff auf eine Datenbank.

Integration in bestehende Unternehmensapplikationen – auch aus Microsoft Office und Microsoft Outlook heraus lassen sich Dokumente und E-Mails schnell und einfach – u.a. auch als PDF-Dokument – einer digitalen Akte zuordnen. Automatisierte Workflows können innerhalb der «Digitalen Akte» angelegt werden. So werden relevante Informationen an den jeweiligen Mitarbeitenden weitergeleitet. Dadurch werden die Prozesse innerhalb des Unternehmens deutlich transparenter und vor allen Dingen nachvollziehbar abgebildet.

Mittels Berechtigungskonzept definieren Sie verschiedene Zugriffsniveaus, beispielsweise für Ihre HR-Abteilung, die Führungslinie oder auch den Mitarbeitenden selbst. Mittels definiertem Lebenszyklus werden heikle Infos automatisch gelöscht.

Die gesetzeskonforme Archivierung aller relevanten Dokumente innerhalb der «Digitalen Akte» wird jederzeit gewährleistet. Änderungen an Dokumenten können transparent nachvollzogen werden, sodass Sie alles stets unter Kontrolle haben.

Beispiele – Anwendung von E-Dossiers

Versichertendossier

Zugriff auf sämtliche Dokumente, die mit einer versicherten Person in Zusammenhang stehen und gleichzeitig ein Höchstmass an Schutz der Privatsphäre – Personendaten, Policen, E-Mails, Schadensfälle, Feedbacks, u.v.m.

Kundendossier

Jederzeit Zugriff auf sämtliche Dokumente, die mit einem Geschäftspartner in Zusammenhang stehen und dabei jederzeit auf dem neusten Stand sein – Kommunikationsdokumente aus einem E-Mail-Programm, Projekte, Aufträge, Feedbacks, u.v.m.

Personaldossier

Daten von Mitarbeitenden sind personenbezogen und daher sensibel. Gleichzeitig sind sie wertvoll fürs HR und die Führungslinie. Unsere Lösung «Personaldossier» lässt Sie diesen Balanceakt mit Bravour vollziehen.

Patientendossier

Sensible, private Daten rund um Patienten sollen auch nur jenen Zugänglich sein, welche dafür bestimmt sind. Mit E-Dossiers für Patienten schaffen Sie einen digitalen dezentralen und effizienten Zugrif auf Patientenakten, der mit Zugriffsberechtigungen konfiguriert ist.

Projektdossier

Auch zur strukturierung von Daten und Dokumenten von Projekten, können E-Dossiers eingesetzt werden, um die Prozesse zu vereinfachen und schnell und sicher auf die gewünschten Daten zuzugreifen.

Liegenschaftsdossier

Immobilienverwaltungen erreichen Übersicht, Transparenz und optimieren Prozesse bei der bewirtschaftung von Liegenschaften.

Kostenlose Beratung

Sie haben Interesse an der Einführung von E-Dossiers in Ihrem Unternehmen? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch und Angebot.

Kontakt
Nicola Isch

Product Manager DMS und ECM / Mitglied der Geschäftsleitung

  • +41 31 858 23 09