Entscheidend ist, dass am Schluss alles digital vorliegt.

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Jährlich 90 000 Seiten digitalisiert

Das Erfassen, Auszahlen und Dokumentieren von Beiträgen und Leistungen rund um das Thema Sozialversicherungen ist datenintensiv und generiert klassischerweise Unmengen an Papier. Das muss aber nicht sein, wie die Erfahrungen der Ausgleichskasse MOBIL zeigen.

Unterwegs in Richtung Digitalisierung

Angesichts der steigenden Papierflut setzen die beiden Kassen seit rund drei Jahren zunehmend auf Digitalisierung. Im Rahmen dieser Bestrebungen wurde Ende 2016 auch eine Ausschreibung für das Belegscanning und die Beleg-Datenextraktion lanciert. «Dabei setzte sich FIVE Informatik mit den Produkten Kendox Scan und smart FIX durch», erzählt Geschäftsführer Roland Graf. «Die entscheidenden Faktoren waren einerseits die Kosten, andererseits die Tatsache, dass die Produkte seit längerer Zeit auf dem Markt sind.»

Fehlerquellen eliminieren

«Durch das elektronische Einlesen beispielsweise von Lohnlisten werden Fehlerquellen eliminiert», erklärt Roland Graf. Wobei es natürlich wünschenswert wäre, wenn die Gegenseite die Daten bereits elektronisch erfassen würde. «Eine Garage beispielsweise muss so ihre Daten nur einmal erfassen und kann sie dann etwa der SUVA und uns zur Verfügung stellen», führt er weiter aus. «Aber zu unseren Kunden zählen auch viele Kleinstbetriebe mit zwei, drei Mitarbeitenden: Es ist schwierig, solche Unternehmen von der Digitalisierung zu überzeugen.»

Scanning-Arbeitsplätze

Die Einführung der Produkte erfolgte problemlos. Dies, obwohl die Schnittstelle mit der vorhandenen Kernsoftware AKIS für FIVE ein Novum darstellte. Seit April 2017 sind die Programme bei der AK MOBIL voll operativ. «Nach einer kurzen Schulung der betreffenden Personen läuft das prima», erzählt der ICT-Verantwortliche Bernd Teike. Unlängst wurde ein zweiter Scan-Arbeitsplatz installiert und nun soll das Scanning auch bei der PK MOBIL eingeführt werden. Derzeit werden jährlich ca. 90’000 Seiten eingescannt. «Rund 40 bis 50 Prozent der Daten können so direkt erfasst werden und bei rund 90 % ist es so, dass zumindest das richtige Mitglied bzw. der richtige Versicherte erkannt und danach ein entsprechender Prozess ausgelöst wird.»

Wohin mit den Daten?

«Aber auch wenn nach dem Scanning noch weitere Prozessschritte nötig sind: Entscheidend ist für uns, dass am Schluss alles digital vorliegt», ergänzt Roland Graf. Eine andere ganz wichtige Frage betrifft die Speicherung der Daten. «Wir erzeugen täglich viele Megabytes und die müssen natürlich gespeichert werden. Doch auch Speicherplatz verursacht Kosten. Hier erwarte ich, dass man uns von Anbieterseite Lösungen vorschlägt», sagt Roland Graf. Dies umso mehr, als die Situation mit der neuen «Weisung Aktenführung» des Bundes noch verschärft worden ist: «Viele unserer Akten müssen weit über den Tod eines Mitglieds hinaus aufbewahrt werden und zugänglich bleiben», erklärt Roland Graf. «Sie werden an einem separaten Speicherort abgelegt und können dort nur noch gelesen, aber nicht mehr verändert werden.»

Lob für FIVE

Die Exponenten beider Kassen zeigen sich mit den Leistungen von FIVE sehr zufrieden. «Das Projekt verlief reibungslos und wurde in sehr kurzer Zeit realisiert», sagt Roland Graf. «Unsere Ansprechpartner sind da, wenn wir sie brauchen.» Und Bernd Teike ergänzt: «Dass sich Mitinhaber Beat Flückiger persönlich für das Projekt engagiert hat, ist alles andere als selbstverständlich.»

AK MOBIL

Die AK MOBIL in Bern ist die Ausgleichskasse der Berufsverbände AGVS und 2rad Schweiz. Seit 1947 bietet sie ihren rund 4500 Mitgliedern umfassende Beratung in den Bereichen AHV/IV/EO und Familienausgleichskasse. Zur Gruppe gehört auch die Pensionskasse MOBIL, hier zählen zusätzlich die ASTAG und der Schweizerische Carrosserieverband VSCI dazu. Insgesamt beschäftigen diese beiden Unternehmen rund 40 Mitarbeitende.

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Von Infrastruktur über IT-Services bis hin zu automatisierten Geschäftsprozessen - die FIVE steht Ihnen kompetent und erfahren zur Seite. Wir beraten Sie gerne.

Kontakt
Isch Nicola

Leiter Dienstleistungen

  • +41 31 858 23 09