«Unser alter Prozess war ein Überbleibsel aus den Gründungszeiten unseres Unternehmens», erzählt Roger Müller, «wir haben eingehende Rechnungen kontrolliert und dann unserem Treuhänder zur Verarbeitung übergeben.» Aber mit dem Wachstum der Firma sei das irgendwann zu teuer geworden. Ausserdem wollte man effizienter und auch aktualitätsbezogener arbeiten.
Eine erhebliche Effizienzsteigerung
Dank eines neuen Kreditorenworkflows hat die Thuner Firma mobile4business ihre Verarbeitung von Lieferantenrechnungen erheblich effizienter gestaltet. Geschäftsführer Roger Müller gibt Einblick in das Projekt und erläutert die Ziele und Vorteile der Einführung der Abacus Business Software in der Cloud.
FIVE kommt ins Spiel
Bei den Diskussionen über mögliche Lösungen habe dann Maria Lagger, eine Mitarbeiterin in der Administration, Abacus vorgeschlagen und als Lieferant FIVE Informatik, mit der sie schon bei einem früheren Arbeitgeber zusammengearbeitet hatte. «Wie sich rasch gezeigt hat, war das ein guter Vorschlag», sagt Müller. «Wir wurden wirklich top beraten, anfangs von Ulrich Tschanz selber, später dann von Cédric Stähli und Melanie Schweizer, und es herrschte während des ganzen Projekts eine gute Stimmung.»
Reibungslos
Als Zielsetzungen für die Einführung der Abacus Business Software in der Cloud nennt er das Vermeiden von Aufwendungen für den Betrieb von IT-Infrastruktur und Datensicherung, eine Eins-zu-eins-Umlagerung des bestehenden Treuhand-Mandats in ein Abo sowie einen zügigen Produktivstart. «Diese Zielsetzungen wurden allesamt erreicht», zeigt sich Müller zufrieden. «Die Umsetzung war wirklich rasant: Die Offerte kam im März 2021 und der erste Monatsabschluss ging Ende April über die Bühne. Und zwar reibungslos.»
Digitalisieren!
Der neue Workflow bewährt sich. Die Rechnungen können innert kürzester Zeit eingelesen werden und stehen dann in digitalisierter Version zur Verfügung. «Das mit den Scans klappt prima. Die Einführung von Abacus bedeutet für uns wirklich eine erhebliche Effizienzsteigerung.» Neben der Kreditorenbewirtschaftung mit den Abacus-Modulen «Scan» und «Archiv» hat mobile4business auch die Finanz- und Lohnbuchhaltung des Systems im Einsatz. Weitere Module werden geprüft.
Empfohlen
Er könne sowohl FIVE Informatik wie auch die eingesetzte Software als Cloud-Lösung jederzeit empfehlen, sagt Müller «Allerdings profitieren wir natürlich schon davon, dass wir mit Frau Lagger eine Abacus-Expertin an Bord haben. Wenn niemand in der Firma ist, der oder die sich mit Abacus auskennt, muss man natürlich noch schulen und braucht vielleicht Support, aber empfehlen kann ich das System auf jeden Fall», fasst Roger Müller zusammen. «Und FIVE hat uns vor allem in Sachen Beratung und Kosteneffizienz überzeugt. Es ist auf jeden Fall ein stabiler, effizienter Partner, mit dem ich jederzeit weitere Projekte angehen würde.»
mobile4business ag
2004 als Vertriebspartner eines der grossen Mobilfunkanbieter gegründet, tritt mobile4business seit 2009 mit eigenen Produkten und Dienstleistungen am Markt auf. Das Thuner Unternehmen beschäftigt heute 10 Mitarbeitende und betreut rund 800 vorwiegend Deutschschweizer KMU. Mit dem Ausbau der eigenen Infrastruktur und der Lancierung einer eigenen virtuellen Telefonanlage hat mobile4business 2018 die nächste Entwicklungsstufe erreicht. Eine Spezialität des Unternehmens bilden Lösungen für Musikevents (Ticketing, Streaming usw., beispielsweise für das Gurtenfestival).
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