Wie sind Sie auf FIVE gekommen?

FIVE Informatik ist auf dem Platz Bern recht gut bekannt, insbesondere in unserer Branche. Da wir im Rahmen unserer neuen Strategie eine Archivierungslösung suchten, liessen wir unter anderem FIVE offerieren. Und da ich selbst bereits mit Kendox vertraut war, fiel mir die Aufgabe zu, die Schnittstelle für das Projekt zu bilden.

Das Kernbedürfnis war also die Archivierung?

Jawohl, es handelt sich um unsere Arbeitgeber- und Versichertendossiers aus rund 4’500 Ordnern, welche digitalisiert werden sollen. Das geschieht derzeit bei FIVE in Schönbühl. Wichtig war für uns, dass wir uns davon überzeugen konnten, dass die Daten mit grosser Vertraulichkeit behandelt werden. Gleichzeitig wollten wir aber auch das Tagesgeschäft digitalisieren. Allabendlich werden deshalb die in MULTI-Pension entstandenen Daten ins Kendox übermittelt. Hier war besonders wichtig, dass wir entsprechende Zugriffsparameter definieren und die korrekte Übertragung sicherstellen konnten.

Was ist MULTI-Pension?

Das ist unsere Kernsoftware, ein Versichertenverwaltungssystem. Eine entsprechende Schnittstelle war bei FIVE bereits vorhanden.

Welches waren denn die Meilensteine des Projekts?

Nachdem wir uns für das Angebot von FIVE entschieden hatten – wir konnten übrigens in Bern Branchen-Referenzen einholen – begann die Einführung von Kendox im Mai 2018. Produktivstart war Dezember. Der Start der Archivierungen erfolgte im Oktober 2018 und sollte bis im Frühling abgeschlossen sein.

Heisst, Sie arbeiten in dieser Übergangsphase gleichzeitig digital und analog, richtig?

Ja, das war insbesondere über den Jahreswechsel, als bei uns sowieso viel los war, recht anspruchsvoll. Insgesamt konnten wir diese Phase dank guter Organisation auch seitens FIVE jedoch gut meistern. Hinzu kommt, dass es sich natürlich öfter ergibt, dass sich ein benötigtes Dossier gerade in Schönbühl befindet. Dann reicht jedoch ein Anruf und das betreffende Dokument wird prioritär gescannt.

Dann sind Sie mit den Leistungen von FIVE zufrieden?

Das sind wir, ja. Die Beratung war ausgezeichnet, man zeigte sich flexibel – für eine Terminverschiebung waren wir selbst verantwortlich – und jederzeit reaktionsschnell. Bisher werden auch die Budgets eingehalten. Besonders gefallen hat mir, dass wir während der heissen Phasen des Projekts Priorität genossen haben! Ausserdem haben wir sehr davon profitiert, dass FIVE sich in unserer Branche auskennt.

Dann können Sie auch die von Ihnen eingeführten Lösungen empfehlen?

Für Unternehmen unserer Branche sicher. Ich kann mir aber gut vorstellen, dass diese Systeme auch für andere Bereiche funktionieren. Was man bei der Durchführung eines solchen Projekts einfach im Auge behalten muss, ist, dass es diese Digitalisierungen erforderlich machen, eigene Prozesse anzupassen. Das darf man nicht unterschätzen!

Besten Dank für das Gespräch!

VSAO Stiftung für Selbstständigerwerbende

Die VSAO Stiftung gehört zum Verband der Assistenz- und Oberärzte. Sie bietet eine ideale Weiterführung der beruflichen Vorsorge beim Übertritt in die selbständige Berufstätigkeit. Derzeit sind rund 8000 Personen versichert. Die Stiftung beschäftigt 15 Mitarbeitende und verfügt über ein Kapital von über 3 Mia CHF.