FIVE bot Hand für eine gute Lösung. Zürcher Pensionskasse BVK
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Zürcher Pensionskasse BVK: Fortsetzung der Erfolgsgeschichte

Mit der Ablösung von Webflow2 durch Webflow3 und dem nun integrierten Kreditorenworkflow fand die langjährige Partnerschaft zwischen der BVK und FIVE Informatik eine erfolgreiche Fortsetzung. Die aufdatierte Lösung ist seit Juni 2021 in Betrieb und bewährt sich sowohl für die digitale Verarbeitung des täglichen Posteingangs als auch für die Kreditoren-Rechnungen der BVK-Immobilienbewirtschaftung.

Ziel: ein Tool

Die Ausschreibung erfolgte, da die eingesetzte Software zur digitalen Abwicklung der Immobilien-Kreditorenrechnungen das Ende ihres Lebenszyklus erreicht hatte. FIVE Informatik erhielt den Zuschlag für die Implementation des Kreditorenworkflows in Webflow3. Ziel der BVK war, nicht nur die Abwicklung der Immobilien-Kreditorenrechnungen neu in einer Applikation zu vereinen, sondern auch die Kreditoren-Rechnungen der Stiftungsbuchhaltung sowie der Immobilien-Bauprojekte in einem Tool zu integrieren. Mit Webflow2 hätten diese Zielsetzungen nicht verwirklicht werden können.

Posteingang übernehmen

Mit der Einführung von Webflow3 musste die bestehende digitale Abwicklung des Posteingangs in Webflow2 in eine neue Lösung überführt werden. «Webflow3 hatte jedoch bei der Feinverteilung eine etwas abweichende Parametrierung, so dass die Lösung nicht eins zu eins migriert werden konnte», erklärt Adrian Wicki, der als Fachverantwortlicher Unternehmensentwicklung die Projektleitung innehatte. «Hier mussten wir etwas Druck aufsetzen, da wir nach der Einführung etwas unglücklich waren. FIVE hat aber rasch reagiert und bot Hand für eine gute Lösung.»

Adrian Wicki, Zürcher Pensionskasse BVK

Webflow3 bewährt sich

Nach einem Vorprojekt Ende 2020 war das GoLive für Webflow3 im September 2021, wobei bis Ende Jahr noch Belege aus der alten Lösung migriert wurden. Die Einführung des Kreditorenworkflows selbst erfolgte problemlos und die Lösung bewährt sich seither. «Der Visumsablauf gemäss unseren Kompetenz-Weisungen konnte 1:1 implementiert werden», zeigt sich Schlott zufrieden. Und Wicki ergänzt: «Die durchgängig digitalen Prozesse, die wir ja schon vom Vorgängerprodukt kannten, helfen uns beim Arbeitsablauf: Die Rechnungen werden automatisch dem richtigen Immobilienbewirtschafter zugeteilt, kontiert und visiert. Anschliessend werden sie an das Immobilien-ERP übermittelt, wo die Zahlungen ausgelöst werden. Danach folgt automatisch die revisionssichere Archivierung in Kendox InfoShare. Wir schätzen es, dass wir vieles selbst konfigurieren können, etwa einzelne Prozessschritte oder die Ansicht bei der Arbeitsleiste.»

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Nächste Schritte

«Einige unserer Vorschläge wurden von FIVE für gut befunden und ohne Kostenfolge in die Standardversion von Webflow3 eingearbeitet», zeigt sich Wicki beeindruckt. «Das ermöglicht es uns auch, neue Releases nach unseren Vorstellungen umzusetzen.» Das Folgeprojekt – die Integration der oben erwähnten Bauprojektrechnungen – wurde bereits eingeleitet. «Mit der abschliessenden Integration der Stiftungsbuchhaltung wäre unser Ziel dann erreicht», sagt Schlott. «Ich kann Webflow für digitale Belegverarbeitungen empfehlen. Es kann seine Vorzüge überall dort ausspielen, wo es ein hohes Dokumentenaufkommen gibt und eine Feinverteilung erfolgen muss.»

Zürcher Pensionskasse BVK

Die Personalvorsorge des Kantons Zürich wurde 1926 gegründet. Eine privatrechtliche Stiftung ist sie seit 2014. Die grösste Pensionskasse des Landes ist heute in der ganzen Schweiz aktiv und beschäftigt rund 150 Mitarbeitende. Aktuell sind 437 Arbeitgeber und insgesamt über 130 000 Versicherte angeschlossen. Rund 60 % der Versicherten arbeiten in den Branchen Gesundheit, Bildung, Infrastruktur, Transport und Verwaltung. Die übrigen 40 % sind Angestellte des Kantons Zürich. Das Anlagevermögen der Stiftung beträgt über 41 Mia CHF.

www.bvk.ch

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